Algemene voorwaarden

1. Wie zijn wij

gespreksverslag.online is een dienst die gesprekken omzet in gestructureerde verslagen, aangeboden aan coaches, teams en organisaties ("de klant"). Door een account aan te maken ga je akkoord met deze voorwaarden.

2. De dienst

De dienst bestaat uit: het transcriberen van audio-opnamen, het genereren van een conceptverslag op basis van een door de klant ingericht sjabloon, en het exporteren van dat verslag als PDF. De klant is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van het uiteindelijke verslag; een door AI gegenereerd concept dient altijd gecontroleerd te worden voordat het gedeeld of gearchiveerd wordt.

3. Proefperiode en account

Nieuwe accounts krijgen een gratis proefperiode van 5 dagen. Daarnaast is er een altijd-gratis niveau van 3 verslagen per kalendermaand, ook zonder actief abonnement. Voor meer gebruik is een actief abonnement of voldoende verslag-credits nodig. De klant is verantwoordelijk voor het geheimhouden van de eigen inloggegevens.

4. Prijzen en betaling

Actuele prijzen staan in de applicatie zelf. Abonnementen worden vooraf gefactureerd (maandelijks of jaarlijks) via de betaalprovider Stripe. Verslag-credits worden eenmalig afgerekend en zijn niet aan een periode gebonden. Prijzen zijn exclusief eventueel verschuldigde btw, tenzij anders vermeld.

5. Redelijk gebruik

"Onbeperkte" verslagen binnen een abonnement zijn bedoeld voor normaal, individueel zakelijk gebruik. Bij overmatig of geautomatiseerd gebruik dat niet in verhouding staat tot normaal gebruik (bijvoorbeeld het geautomatiseerd bevragen van de dienst buiten de eigen werkzaamheden om), behouden we ons het recht voor om contact op te nemen, extra voorwaarden te stellen, of het account tijdelijk te beperken.

6. Opzeggen

Een abonnement kan op elk moment opgezegd worden via het zelfbedienings-portaal in de applicatie. Bij opzegging blijft de dienst actief tot het einde van de lopende betaalperiode; er vindt geen terugbetaling plaats over de reeds lopende periode.

7. Wanbetaling

Bij een mislukte betaling hanteren we de volgende stappen:

• Direct na de mislukte betaling ontvangt de klant een eerste herinnering, met 5 dagen om alsnog te betalen.
• Is de betaling na 5 dagen nog niet voldaan, dan wordt de toegang tijdelijk bevroren en volgt een tweede herinnering, met nog eens 10 dagen om te betalen. Reeds opgeslagen gegevens blijven in deze periode bewaard.
• Is de betaling na deze 10 dagen nog steeds niet voldaan, dan wordt het account opgeschort.

Een opgeschort account kan op verzoek heractiveerd worden zodra de openstaande betaling alsnog is voldaan.

8. Verantwoordelijkheden van de klant

De klant is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van diens cliënten of gesprekspartners, en zorgt zelf voor een geldige grondslag (zoals toestemming) om gesprekken op te nemen en te verwerken. Zie het privacybeleid voor de rolverdeling tussen klant en gespreksverslag.online hierin.

9. Intellectueel eigendom

De klant behoudt alle rechten op de eigen ingevoerde gegevens, sjablonen en gegenereerde verslagen. gespreksverslag.online behoudt de rechten op de software en de kant-en-klare voorbeeldsjablonen uit de bibliotheek.

10. Aansprakelijkheid

gespreksverslag.online spant zich in voor een betrouwbare dienst, maar kan geen volledige beschikbaarheid garanderen. De aansprakelijkheid voor schade is beperkt tot het bedrag dat de klant in de voorafgaande 12 maanden heeft betaald voor de dienst, behoudens gevallen van opzet of grove nalatigheid.

11. Wijzigingen

Deze voorwaarden kunnen worden aangepast. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we actieve klanten per e-mail voordat de wijziging ingaat.

12. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

13. Contact

Vragen over deze voorwaarden kun je sturen naar support@gespreksverslag.online.